Überschriften in MS Word

In Word können Sie Text unter Verwendung einer Vorlage aus dem Katalog Schnellformatvorlage im Menüband Start oder mit Hilfe der Übersicht aller Formatvorlagen formatieren. Sie können mit den oberen beiden Pfeilschaltflächen rechts neben den Schnellformatvorlagen durch die Zeilen der Schnellformatvorlagen auf- oder abwärts navigieren. Mit der untersten Pfeilschaltfläche Weitere können Sie sich alle Schnellformatvorlagen anzeigen lassen und die passende Vorlage auswählen.

Mit der Schaltfläche Formatvorlagen (im Bereich Formatvorlagen ganz rechts unten) oder der Tastenkombination ALT + STRG + UMSCHALT + S öffnen Sie das Fenster mit allen in der aktuellen Dokumentenvorlage vorhandenen Formatvorlagen.

• Markieren Sie den Text, dem Sie eine Formatvorlage zuweisen möchten, und wählen Sie dann die geeignete Formatvorlage aus.

Tipp zur Verwendung von Überschriftformaten:

• Öffnen Sie im Menüband Ansicht im Bereich Anzeigen den Navigationsbereich.
  
  So behalten Sie auch bei längeren Dokumenten Ihre Überschriftenstruktur im Blick.
  

Listen in MS Word

Erstellen einer Liste

Bei Listen werden 2 verschiedene Möglichkeiten unterschieden: „Aufzählung“ und „nummerierte Listen“. Mit den folgenden Schritten erstellen Sie eine neue Liste während der Eingabe:

• Geben Sie * (Sternchen) oder - (Bindestrich) ein, um eine Aufzählung zu beginnen, oder geben Sie 1. ein, um eine nummerierte Liste zu beginnen, und drücken Sie dann die LEERTASTE oder die TAB-TASTE.
• Geben Sie den gewünschten Text ein.
• Drücken Sie die EINGABETASTE, um das nächste Listenelement hinzuzufügen. Word fügt automatisch das nächste Aufzählungszeichen oder die nächste Nummer ein.
• Um die Liste zu beenden, drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, oder drücken Sie die RÜCKTASTE, um das letzte Aufzählungszeichen bzw. die letzte Nummer in der Liste zu löschen.

Um aus einem vorhandenen Text eine Liste zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den Text aus dem Sie eine Aufzählung oder nummeriere Liste erstellen möchten. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in einer neuen Zeile stehen.
• Wählen Sie aus dem Menüband die Registerkarte Start und wählen Sie in der Symbolleiste in der Gruppe Absatz das Format Aufzählungszeichen oder Nummerierung

Diese beiden Schaltflächen sind zweigeteilt: Über die Symbole wählen Sie die jeweils letzte voreingestellte Formatierung für Aufzählungszeichen oder Nummerierung aus, über die kleinen Pfeile rechts neben diesen Bedienelementen gelangen Sie zu den Auswahlmöglichkeiten für andere Aufzählungszeichen bzw. Nummerierungsformate.

Erstellen verschachtelter Listen

Word stellt 5 verschiedene Formatvorlagen für Aufzählungszeichen und Listennummern mit jeweils unterschiedlichen Einrückungen und Zeichen oder Ordnungsnummern bereit. Es entsteht der Eindruck, sie könnten bei ineinander verschachtelten Listen die Formatvorlage „Aufzählungszeichen“ für die erste Ebene einer Aufzählungsliste verwenden, die Formatvorlage „Aufzählungszeichen 2“ für die zweite Ebene und so weiter. Die Zahlenangabe bei diesen Formatvorlagen hat jedoch keine Bedeutung für die Verschachtelungstiefe, es handelt sich hierbei jeweils um verschiedene Formatvorlagen der Gliederungsebene 1!

Um eine verschachtelte Liste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den Text aus dem Sie eine Aufzählung oder nummeriere Liste erstellen möchten. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in einer neuen Zeile stehen.
• Wählen Sie anschließend aus dem Menüband die Registerkarte Start und wählen Sie in der Symbolleiste in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen. Wählen Sie aus der Listenbibliothek die gewünschte Formatvorlage für Aufzählungszeichen oder Nummerierung aus.

Um Listenpunkte in eine verschachtelte Liste einzufügen oder zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den Text, der als Aufzählung oder nummerierte Liste innerhalb der Gesamtliste eingeschoben werden soll. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in einer neuen Zeile stehen.
• Wählen Sie anschließend aus dem Menüband die Registerkarte Start und wählen Sie in der Symbolleiste in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen. Wählen Sie den Befehl Listenebene ändern aus und wählen sie die gewünschte Listenebene.

Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zur Liste aufrufen und hier den Befehl Listeneinzug anpassen auswählen.

Sie können auch aus dem Menüband in der Registerkarte Start die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen aus der Gruppe Absatz und dort die Option Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren auswählen. Im neu geöffneten Dialogfeld Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren wählen Sie die gewünschte Listenebene aus.

Überschriften in Libre-Office Writer

Rufen Sie das Fenster mit den Formatvorlagen auf, indem Sie entweder die Taste F11 drücken oder im Menü Formatvorlagen eine geeignete Vorlage aufrufen. In LibreOffice Writer steht eine Reihe von Formatvorlagen für verschiedene Textbereiche zur Verfügung. Außerdem wird noch zwischen Absatzvorlagen, Zeichenvorlagen, Rahmenvorlagen, Seitenvorlagen, Listenvorlagen und Tabellenvorlagen unterschieden. Zeichenvorlagen dienen zur Formatierung von einzelnen Zeichen, Wörtern oder auch ganzen Sätzen. Mit Absatzvorlagen werden ganze Absätze formatiert. Die weiteren Ausführungen beziehen sich – sofern nicht anders angegeben – auf die Verwendung von Absatzvorlagen, denn mit diesen wird die Struktur des Textdokuments erzeugt.

Um einen Text als Überschrift zu formatieren klicken Sie auf den Absatz und wählen Sie dann die gewünschte Absatzvorlage in den Formatvorlagen mit einem Doppelklick aus.

Listen in Libre-Office Writer

Erstellen einer Liste

Listen werden in Aufzählungslisten und Nummerierungen unterschieden. Mit den folgenden Schritten erstellen Sie eine neue Aufzählungsliste während der Eingabe:

Stellen Sie sicher, dass im Menü Extras im Untermenü AutoKorrektur die Option Während der Eingabe ausgewählt ist. Überprüfen Sie ob für Aufzählungszeichen und Nummerierungen in den AutoKorrektur-Optionen das Automatische Ersetzen eingeschaltet ist.

Um eine nummerierte Liste zu beginnen, geben Sie je nach gewünschtem Listenformat 1., i. oder I. ein. Um eine Aufzählungsliste zu beginnen, geben Sie * oder - ein. Nach der Zahl können Sie statt dem Punkt auch eine Schlussklammer eingeben, also z. B. 1) oder i).

Geben Sie ein Leerzeichen und Ihren Text ein und drücken Sie die Eingabetaste. Der neue Absatz wird automatisch mit der nächsten Nummer oder mit einem Aufzählungszeichen versehen.

Um die Liste abzuschließen, drücken Sie erneut die Eingabetaste.

Um aus einem vorhandenen Text eine Liste zu erzeugen gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den Text, aus dem Sie eine Aufzählung oder nummerierte Liste erstellen möchten. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in einer neuen Zeile stehen.
• Wählen Sie anschließend in der Symbolleiste den Befehl für die Erstellung einer Nummerierung oder eine Aufzählung.

Erstellen verschachtelter Listen

Um eine verschachtelte Liste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den Text, der als Aufzählung oder nummerierte Liste innerhalb der gesamten Liste eingeschoben werden soll. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in einer neuen Zeile stehen.
• Wählen Sie anschließend im Menüpunkt Format den Befehl Nummerierung und Aufzählungszeichen…. Wählen Sie im sich neu öffnenden Dialogfenster Aufzählungszeichen und Nummerierung den Reiter Position und wählen Sie für den markierten Text im Bereich Ebene die gewünschte Gliederungsebene aus.

Rufen Sie das Fenster mit den Absatzformaten auf, indem Sie entweder die Taste F11 drücken oder im Menü Format den Befehl Formate und den Unterbefehl Absatzformate aufrufen. In Adobe InDesign wird zwischen Absatzformaten, Objektformaten, Tabellenformaten, Zeichenformaten und Zellenformaten unterschieden. Zeichenformate dienen zur Formatierung von einzelnen Zeichen, Wörtern oder auch ganzen Sätzen. Mit Absatzvorlagen werden ganze Absätze formatiert. Die weiteren Ausführungen beziehen sich – sofern nicht anders angegeben – auf die Verwendung von Absatzformaten, denn mit diesen wird die Struktur des Textdokuments erzeugt.

Bei Erstellung eines neuen Dokumentes bietet Adobe InDesign lediglich einen einfachen Absatz als Formatauswahl an.

Sie können Absatzformate aus anderen Dokumenten laden oder neue Absatzformate über die Menüauswahl und über die Schaltfläche am unteren Fensterrand neu erstellen. Um einen Text als Überschrift zu formatieren, markieren Sie den Absatz und wählen Sie dann das gewünschte Absatzformat mit einem Doppelklick aus.

Tagexport für Absatzformate

Vor der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments müssen Sie den von Ihnen vergebenen Absatzformaten eine Rolle innerhalb des PDF-Dokuments zuweisen. Für die vergebenen Absatzformate für zum Beispiel Fließtext, Überschriften, Beschriftungen usw. müssen Sie festgelegen, ob es sich wirklich nur um einen einfachen Absatz („P“), um eine Überschrift („H1“ bis „H6“) oder ob es sich um ein nicht zu berücksichtigendes außertextliches Hintergrundelement („Artifact“) handelt.

Wählen Sie im Fenster für Absatzformate ein Absatzformat aus und öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu diesem Eintrag. Wählen Sie den ersten Menüpunkt, um das gewählte Absatzformat zu bearbeiten.

Es öffnet sich das Dialogfeld „Absatzformatoptionen“. Im linken Auswahlbereich finden Sie am unteren Ende die Option für Tagexport.

Hier können Sie dem gewählten Absatzformat explizit eine Rolle (Tag) sowohl für den Export nach HTML und EPUB als auch für den PDF-Export zuweisen.

Als Standardeinstellung ist „[Automatisch]“ voreingestellt. Die automatische Erkennung ist allerdings nur dann halbwegs brauchbar, wenn der von Ihnen vergebene Formatname mit einem PDF-Tag gemäß der PDF-Spezifikation übereinstimmt. So wird beispielsweise aus einem Absatzformat, das „H2“ benannt wurde, automatisch im exportierten PDF-Dokument auch das PDF-Tag „H2“ für eine Überschrift der zweiten Ebene.

Stimmt der Formatname nicht mit einem PDF-Tag überein, wird dem jeweiligen Absatzformat bei der automatischen Erkennung häufig fälschlicherweise ein „P“ zugewiesen. Weisen Sie daher bereits am besten bei der Erstellung eines Absatzformats die korrekte Rolle zu.

Verwenden Sie in der Namensgebung Ihrer Absatzformate möglichst bereits die Benennungen für Tags gemäß der PDF-Spezifikation, also zum Beispiel als Namen für Ihre Absatzformate „H1“ bis „H6“ für Überschriftenformate der Ebenen 1 bis 6. Im PDF-Dokument muss dadurch nicht unnötig eine zusätzliche Rollenzuordnung erfolgen, wodurch das PDF-Dokument schneller gestartet werden kann.