E-Mail als Nur-Text oder HTML? Kombiniert!

E-Mails können als „Nur-Text“ , „HTML-E-Mail“ oder als beides kombiniert gesendet werden. Je nach den Möglichkeiten des verwendeten E-Mail-Clients oder E-Mail-Browsers beim Empfänger wird die E-Mail dann als reine Textnachricht oder als gestaltete HTML-Mail dargestellt. Der Sender weiß i.d.R. nicht, auf welche Art die versendete E-Mail vom Empfänger gelesen wird. Es ist daher sinnvoll entweder reine „Nur-Text“-E-Mail-Nachrichten zu verfassen oder - wenn die E-Mail gestalterische Elemente enthält - diese E-Mail sowohl als HTML-Mail als auch als „Nur-Text“-Mail zu versenden. Nur-Text-E-Mails ohne Verschlüsselung und Anhänge sind für Menschen mit Sehbehinderungen problemlos vergrößerbar und sind auch zugänglich für Vorlesesysteme.

Für HTML-E-Mails gelten dieselben Anforderungen, welche auch für Webseiten gelten: alle AA-Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 müssen erfüllt sein (siehe auch: Barrierefreie Internetseiten - Normen, Verfassen und Überprüfen).

E-Mail-Anhänge

Was für den E-Mail-Text gilt, gilt auch für E-Mail-Anhänge: per E-Mail versendete Dokumente sollten ebenfalls barrierefrei sein, Bildanhänge sollten im E-Mail-Text hinreichend beschrieben sein.

E-Mail-Signatur als Klartext, nicht als Anhang

Eine besondere Form des E-Mail-Anhangs ist die Angabe einer Signatur unter der E-Mail, meist die Angabe der Kontaktdaten im vcard- oder vcf-Format. Hier gilt ähnlich wie für den gestalteten HTML-E-Mail-Text: der Sender weiß i.d.R. nicht, welches Kontaktdatenformat der Empfänger bevorzugt oder ob überhaupt eines der beiden Formate gelesen werden kann. Sinnvoller ist daher die Angabe als einfacher Text.

Die meisten E-Mail-Programme und Newsreader können Signaturen, die mit „-- “ beginnen, automatisch erkennen und Signaturen beim Zitieren der Antwort herausfiltern und nicht anzeigen.
Diese Konvention geht noch auf Usenet-Anfänge zurück und ist etabliert (RFC 3676: The Text/Plain Format and DelSp Parameters. Abschnitt 4.3: Usenet Signature Convention (in englischer Sprache)).
Einige E-Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird) fügen diese Zeichenfolge automatisch vor der Signatur ein (bei Thunderbird z.B. sofern als Signatur für einen E-Mailabsender eine Datei gewählt wird; bei MS Outlook müssen Sie diese Zeichenfolge manuell in die Signatur eingeben).

Ende einer E-Mail

Der Inhalt einer E-Mail endet i.d.R. wie ein Geschäftsbrief mit einer Grußformel.
Aus dieser Grußformel ist inhaltlich das Ende der E-Mail absehbar; falls eine Signatur mit der Usenet-Konvention („-- “) folgt, ist das Ende der E-Mail programmatisch erfassbar und ebenfalls deutlich.
Selbst ohne die Usenet-Signatur-Konvention „Minus Minus Leerzeichen“ ist in den meisten Fällen bei den ersten Zeilen der Adressangaben am Ende der Mail klar, dass hier Kontaktangaben folgen.

Die Angaben am Ende erfolgen oft gemäß Anforderungen aus der „DIN 5008: Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ oder im Falle von Geschäftsbriefen/Geschäfts-E-Mails nach vorgeschriebenen gesetzlichen Angaben (HGB, GmbHG, AktG).

Wann ist ein zusätzlicher Hinweis „Ende-der-Nachricht“ sinnvoll?

Es besteht in E-Mails, die eine Grußformel enthalten, weder aus technischer Hinsicht noch aus inhaltlicher Hinsicht die Notwendigkeit einen zusätzlichen Hinweis „Ende-der-Nachricht“ anzugeben. Die Grußformel signalisiert ja bereits wie in Briefen oder Postkarten, dass die E-Mail beendet wird.
Ein solcher Hinweis ist allenfalls dann sinnvoll, wenn eine Nachricht aus mehreren Teilen besteht (z.B. mehre zusammenhängende SMS-/Chat-/Messenger-Nachrichten) und so den Adressaten deutlich gemacht werden muss, dass nichts mehr folgt.
Dies ist bei prinzipiell beliebig langen E-Mails normalerweise seltener der Fall.
In E-Mails, die eine Grußformel enthalten, ist daher ein zusätzlicher Hinweis „Ende-der-Nachricht“ ebenso unnötiger Ballast für E-Mails wie so genannte Disclaimer.

Die ursprüngliche anglikanische Entsprechung in E-Mails zum Hinweis „Ende-der-Nachricht“ ist das Verwenden der Abkürzung EOM (End of Message). Diese Abkürzung wird im anglikanischen Sprachraum bei kurzen E-Mail-Nachrichten entweder nach einem Satz oder wenigen Sätzen im Mail-Text in der Regel anstelle einer längeren Grußformel verwendet oder sogar direkt in das Betreff-Feld eingegeben, um anzuzeigen, dass gar kein weiterer Text folgt.
Der Zweck ist, dem Gegenüber zu signalisieren, dass das Thema abgeschlossen ist und um E-Mails und E-Mailverkehr allgemein kürzer zu halten.
Dies kann in derart verkürzten E-Mails und mehrteiligen Nachrichten aus Usability-Sicht angebracht und sinnvoll sein – mit Anforderungen zur Barrierefreiheit hat der „Verkürzungshinweis“ EOM nichts zu tun. Zudem ist fraglich, ob die nicht-abgekürzte deutschsprachige Variante „Ende-der-Nachricht“ den eigentlichen Zweck von verständlicheren kürzeren E-Mails entsprechen kann, wenn sie sogar noch zusätzlich zum DIN-5008-Textaufbau mit Grußformel erfolgen soll, wie manche fordern.